自動翻訳は要注意!?
AIに頼らない正しいメールの書き方を学ぼう!

自動翻訳は要注意!?
AIに頼らない正しいメールの書き方を学ぼう!

By Global Training GPOD

あなたは1日の業務を通して何通メールのやり取りをしますか?新型コロナウイルス感染拡大の影響もあり、ここ1、2年で件数が増えたと感じませんか?

在宅勤務をする人が増え、対面でのコミュニケーションが減ってきていることもあり、日本語でも英語でも、相手に伝わりやすいメールの作成スキルが、以前にも増して重要になってきています。

目まぐるしく急速な変化が求められる現代社会では、他言語でのビジネスコミュニケーションに、手軽な自動翻訳を使いたくなることがあります。

しかし、道路標識やメニューに自動翻訳を使うのはとても便利ですが、ビジネスの場でコミュニケーションツールとして使用すると、間違ったメッセージのやり取りに発展する危険性があります。

自動翻訳は、ビジネスメールをはじめ、商品やブランドの価値を表現するために作られたものではないからです。

自動翻訳に伴う危険性

GT 1012 img04

自動翻訳をビジネスの場でそのまま使用すると、様々な問題を引き起こす可能性があります。

意図しない内容になったり不自然な表現になったり、更には、機密情報漏洩のリスクが高まることもあれば、間違った情報が伝わった為に誤解が発生することもあるでしょう。

このような問題を回避するためにも、ビジネスの場で使うメールは、企業のイメージや価値観をしっかりと表現できるよう自分自身で書き方を身につけ、伝えたいことを伝えられるようになるのが一番です。

また、個人情報や機密データなどの取り扱いに注意が必要な文書に使用すると、そのデータが翻訳会社に保存され、所有物化されてしまう恐れがあります。

そうなれば顧客とのNDAや個人情報保護規定に違反する場合もあるでしょう。

繰り返しますが、自動翻訳はユーザーのビジネスニーズを理解して作られたものでは決してありません。

一般的な表現をAIで当てはめたカジュアルな表現が多く、加えて不自然な文章になりがちです。

自動翻訳したメールを海外の相手先にそのまま送れば相手にとって一目瞭然であり、コミュニケーションを取ろうとする意識が低いという印象を与えることになるかもしれません。

ビジネスコミュニケーションで起こり得る誤解は、最悪の場合、金銭トラブルや法的紛争、ビジネスの損失につながる可能性があります。

危険だけじゃない、自動翻訳ならではの問題点

GT 1012 img02

上記のようなリスク以外にもそれぞれの言語や文化特有の表現は、AIが訳すには困難と言えます。例えば英語には、“I hope this email finds you well”のように、日本語に直訳すると不自然な表現があります。

一方で、日本語から英語に直訳できないフレーズもあります。例えば、「お世話になっております。」や「よろしくお願いします。」は相手との関係性やシチュエーションに応じて表現を変える必要があります。

挨拶ひとつを取っても同様です。シンプルな挨拶や丁寧な出だし文等、書き方は相手や目的によって様々です。親しい同僚、既存の取引先、見込み客、それぞれどういった文章が適切なのでしょうか?

送信相手によって使い分けるメール文の微妙なニュアンスの使い分けこそが、ビジネスメールでは必要です。

デリケートな内容を伝えるメールではどうでしょうか。例えば、顧客に支払いを英語で依頼する時はどのように伝えますか?

“We would appreciate your payment as soon as possible”
「できるだけ早く支払ってくれたら嬉しいです。」でしょうか?
それとも“We need the money right now.”
「今すぐそのお金が必要です。」でしょうか?

このように、相手との関係性やシチュエーションに応じた翻訳は、自動翻訳からは得られません。

個人学習で問題を解決!

GT 1012 img03

自動翻訳を参考にしながら有効活用するのは、便利で効率的と言えるでしょう。

しかし、これまで書いてきたように、ビジネスの場においてはAIに任せた翻訳では伝わらないこと、危険が伴うことも知っておくことが重要です。

また、対面式のコミュニケーションが減ったこの機会を使って、ビジネス英語を学習するチャンスと捉えるのはいかがでしょうか。

GDIではこのような問題を解決すべく、わかりやすく効率的に英語のビジネスメールを学習するためのサイト、GDIコネクトを立ち上げました!

GDIコネクトのメール講座では、効果的なビジネスメールを自分流に書くために必要なすべてのツールが揃っています。

メールの構造や書式などの基礎から始まり、フォーマルとカジュアルなメールの書き方を両方学ぶことで、様々な状況に対応できるようになります。

顧客からのクレーム対応や支払い遅延の督促など、繊細なシチュエーションで使用する表現も盛り込んでいます。

インタラクティブで楽しめ、且つ参考表現が多くてわかりやすい、さらにはコーチからの個別フィードバック付きのGDIコネクトで学習すれば、自信を持って英語でコミュニケーションが取れるライティングスキルが身につきます。

ご興味ある方は、ぜひ一度GDIコネクトのメール講座についてお問い合わせください。

秋のメールチャレンジ!割引キャンペーン実施中!

今なら秋のキャンペーン価格で、通常22,500円のコースを17,500円で受講可能です!この機会を利用して、自身のスキルアップを目指し、自動翻訳を卒業しませんか?